Zpracovatelská smlouva

Verze 2026-09-02 · účinná od 2. září 2026

Tato smlouva o zpracování osobních údajů podle článku 28 GDPR je součástí Podmínek užívání a uzavírá se mezi zákazníkem (provozovatelem ubytování) jako správcem a provozovatelem Akomio jako zpracovatelem. Uplatní se na osobní údaje hostů a zájemců o ubytování, které zákazník v Akomiu zpracovává.

Předmět a doba zpracování

Akomio zpracovává osobní údaje po dobu trvání účtu zákazníka a následně po dobu nezbytnou pro bezpečné ukončení služby a splnění právních povinností.

• Předmět a účel: provoz kalendáře obsazenosti, rezervací, webu ubytování, rezervačního widgetu a souvisejících oznámení pro zákazníka.
• Povaha zpracování: shromažďování, uložení, zobrazení, úprava, předání pověřeným dalším zpracovatelům, výmaz.
• Kategorie subjektů údajů: hosté a zájemci o ubytování zákazníka.
• Kategorie údajů: jméno a příjmení, e-mail, telefon, údaje o rezervaci a pobytu, obsah zpráv zaslaných přes formuláře ubytování, jazyk komunikace a technické záznamy nezbytné pro bezpečný provoz.

Zákazník do Akomio nevkládá zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR; služba pro ně není určena.

Doložené pokyny správce

Akomio zpracovává osobní údaje pouze na doložené pokyny zákazníka. Doloženým pokynem se rozumí tato smlouva, Podmínky užívání a nastavení a úkony, které zákazník ve službě provede. To platí i pro případné předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci; Akomio takové předání provádí jen tam, kde jej vyžaduje právo Evropské unie nebo členského státu, kterému podléhá, a v takovém případě o tomto právním požadavku zákazníka před zpracováním informuje, ledaže to dané právo z důvodů důležitého veřejného zájmu zakazuje.

Pokud se Akomio domnívá, že pokyn zákazníka porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů Evropské unie či členského státu, neprodleně o tom zákazníka informuje a je oprávněno provedení takového pokynu odložit do jeho vyjasnění.

Mlčenlivost

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k plnění této smlouvy. Tyto osoby jsou zavázány k mlčenlivosti smluvně nebo se na ně vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti a tato povinnost trvá i po skončení jejich spolupráce s Akomio.

Zabezpečení

Akomio přijímá vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR odpovídající riziku zpracování. Patří k nim zejména šifrovaný přenos dat (HTTPS), oddělení dat jednotlivých zákazníků na úrovni databáze, řízení přístupu podle rolí, šifrované ukládání citlivých přístupových údajů k propojeným službám, šifrované zálohy uložené odděleně od produkčního serveru, průběžná aktualizace použitých komponent a záznamy o provozních a bezpečnostních událostech.

Další zpracovatelé

Zákazník uděluje Akomio obecné písemné povolení zapojit další zpracovatele. Aktuální seznam, jejich účel a podmínky, za nichž se používají, jsou zveřejněny na stránce Zpracovatelé. Tento seznam je součástí této smlouvy.

O záměru nahradit stávajícího dalšího zpracovatele nebo zapojit nového Akomio informuje zákazníka e-mailem alespoň 30 dní předem. Zákazník může v této lhůtě podat odůvodněnou námitku na kontaktní e-mail uvedený níže; strany ji budou v dobré víře řešit. Pokud námitku nelze vypořádat, může zákazník smlouvu o službě z tohoto důvodu ukončit ke dni, kdy má být nový další zpracovatel nasazen, bez jakékoli sankce.

Každému dalšímu zpracovateli Akomio smluvně ukládá povinnosti ochrany osobních údajů ve stejném rozsahu, jaký je stanoven touto smlouvou, zejména povinnost přijmout vhodná technická a organizační opatření. Neplní-li další zpracovatel své povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů, odpovídá zákazníkovi za plnění jeho povinností Akomio.

Součinnost při právech subjektů údajů

S ohledem na povahu zpracování poskytuje Akomio zákazníkovi vhodnými technickými a organizačními opatřeními součinnost při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů podle kapitoly III GDPR — přístup, oprava, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitka. Obrátí-li se host se žádostí přímo na Akomio, Akomio ji sám nevyřizuje: bez zbytečného odkladu ji předá zákazníkovi jako správci a poskytne mu potřebnou součinnost.

Součinnost při zabezpečení, incidentech a posouzení vlivu

Akomio je zákazníkovi nápomocno při zajišťování souladu s články 32 až 36 GDPR, tedy při zabezpečení zpracování, ohlašování porušení zabezpečení, oznamování subjektům údajů, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultaci s dozorovým úřadem — vždy s ohledem na povahu zpracování a informace, které má Akomio k dispozici.

Zjistí-li Akomio porušení zabezpečení osobních údajů týkající se dat zákazníka, ohlásí mu je bez zbytečného odkladu na kontaktní e-mail účtu a poskytne dostupné informace o povaze porušení, dotčených kategoriích a přibližném rozsahu údajů, pravděpodobných důsledcích a přijatých či navržených opatřeních. Ohlášení dozorovému úřadu a případné oznámení subjektům údajů provádí zákazník jako správce.

Akomio poskytuje součinnost i při kontrole nebo dotazu dozorového úřadu, který se týká zpracování podle této smlouvy.

Ukončení zpracování

Po ukončení poskytování služby Akomio podle volby zákazníka všechny osobní údaje vymaže, nebo mu je vrátí ve strojově čitelném exportu, a vymaže existující kopie. Volbu sdělí zákazník do 30 dnů od ukončení služby; neučiní-li tak, Akomio údaje po uplynutí této lhůty vymaže. To neplatí, pokud uložení daných údajů vyžaduje právo Evropské unie nebo členského státu — například účetní a daňové doklady, které Akomio uchovává po zákonem stanovenou dobu. Zálohy se odstraňují v rámci běžného cyklu jejich obměny.

Doložení souladu, audit a kontrola

Akomio poskytne zákazníkovi na jeho žádost všechny informace potřebné k doložení, že plní povinnosti podle článku 28 GDPR. Umožní audity, včetně inspekcí, prováděné zákazníkem nebo jím pověřeným auditorem, a poskytne k nim součinnost.

Audit se sjednává předem v přiměřené lhůtě, provádí se v pracovní době, v rozsahu nezbytném pro ověření souladu a tak, aby nenarušil provoz služby ani nezpřístupnil údaje jiných zákazníků. Osoby provádějící audit jsou vázány mlčenlivostí.

Vztah k Podmínkám užívání a kontakt

V otázkách, které tato smlouva neupravuje, se použijí Podmínky užívání. Žádosti a oznámení podle této smlouvy posílejte na info@akomio.eu.